Kommunikationsrichtlinie

Kommunikationsrichtlinie

KOMMUNIKATIONSRICHTLINIE

Kommunikation per E-Mail

Die Kommunikation zwischen den Vereinsvertretern und -mitarbeitern nach außen, sowie untereinander und mit weiteren Beteiligten erfolgt im wesentlichem über E-Mails.

Der Betreff eines E-Mails hat eine dem Inhalt entsprechende Aussagekraft aufzuweisen. Ändert ein begonnener E-Mail Thread den Inhalt im Laufe des fortgeführten Mail-Wechsels, so kann auch der Betreff geändert werden, so dass das neue Thema deutlich wird.

Im "AN:" Feld sind immer jene Personen aufzunehmen, welche mit dem E-Mail direkt angesprochen werden sollen, insbesondere dann, wenn diese entsprechende Handlungen setzen müssen.

Im "CC:" Feld sind neben den verpflichtend definierten Verteilerlisten jene Personen aufzunehmen, welche über einen Sachverhalt informiert werden sollen.

Informative Rundmails an ganze Empfänger-Gruppen haben diese ausschließlich im "BCC:" Feld aufzuführen.

E-Mails an die allgemeinen Büro-Adressen werden an die einzelnen Sachbearbeiter weitergeleitet.
Im Fall von allgemeiner Kommunikation, die nicht persönlich dem jeweiligen Sachbearbeiter zugeordnet ist, werden E-Mails vereinsseitig von den allgemeinen Adressen verschickt.

Anliegen, die ein Mitarbeiter nicht allein beantworten kann, werden an kompetente Kollegen weitergeleitet und anschließend von diesen beantwortet, oder zur Beantwortung an den ursprünglichen Empfänger des Anliegens zurückgeschickt.

Anfragen über das Kontaktformular auf der Website werden zunächst an die allgemeinen Adressen weitergeleitet.

Abmeldung von Newslettern und Verteilerlisten, so wie Antrag auf Auskunft, Korrektur und Löschung der Datenbestände sind grundsätzlich per E-Mail möglich.
Bei Anmeldung zu Newslettern und Verteilerlisten per E-Mail ist auf das Formular auf der Website für das Double Opt-In Verfahren zu verweisen.
An- und Abmeldungen per E-Mail oder das Formular werden zunächst in de E-Mails der Sachbearbeiter gespeichert und dann verschlüsselt auf dem Server abgelegt.

Kommunikation per Telefon / Internet-Telefonie / andere Anbieter

Die Kommunikation zwischen Vereinsvertretern und -mitarbeitern, oder anderen Personen ist grundsätzlich auch telefonisch bzw. über verschiedene Internet-gestützte Anbieter möglich. Telefonkonferenzen insbesondere mit Mitarbeitern im Ausland stellen Teil der Arbeitsweise der TOS Dienste International e.V. dar.

Ergeben sich konkrete To Dos (bis auf Änderungen in der Datenbank), oder sind weitere Personen betroffen, die bei dem Telefonat nicht anwesend waren, kann ein Ergebnis-Protokoll verfasst und per E-Mail an alle Beteiligten mit der Bitte um Ergänzung geschickt werden.

Abmeldung von Newslettern und Verteilerlisten, so wie Antrag auf Auskunft, Korrektur und Löschung der Datenbestände sind grundsätzlich auch telefonisch möglich.
Eine Anmeldung zu Newslettern und Verteilerlisten per Telefon ist nicht möglich.

Kommunikation per Brief / Fax

Briefe und Faxe gehen zunächst an der allgemeinen Bürostelle ein und werden dort gelesen und weiterverteilt, sofern sie nicht an bestimmte Mitarbeiter gerichtet sind.

Abmeldung von Newslettern und Verteilerlisten, so wie Antrag auf Auskunft, Korrektur und Löschung der Datenbestände sind grundsätzlich per Brief und Fax möglich.
Die Anmeldung zu Newslettern und Verteilerlisten per Brief und Fax ist auf Grund der in diesem Fall vorliegenden Unterschrift ebenfalls möglich.

 

Briefe an Mitarbeiter / Patenkinder im Ausland werden gescannt und an diese per E-Mail geschickt.

Der Versand von Informationen zu Patenschaften ist über die Kinderschutzrichtlinie geregelt.